In veel gevallen stelt u kleding beschikbaar voor uw werknemers. Denk aan overalls, maar ook mutsen, regenjassen of werkbroeken.
Wanneer deze kleding eigendom wordt van de werknemer, geldt dit eigenlijk als loon in natura. Daar zou de werknemer dus ook loonbelasting over moeten betalen. Het zou immers een goedkope manier kunnen zijn om casual kleding te verkrijgen.
Er zijn echter uitzonderingen waardoor de werkkleding onbelast blijft:
- Kleding die alleen geschikt is voor de werkzaamheden: Denk aan specifieke werk- of veiligheidskleding, zoals overalls, uniforms, labkleding en shirts met RWS-striping.
- Kleding die vereist is vanwege de arbeidsveiligheid: de kleding wordt voorgeschreven in de Arbeidsomstandighedenwet en past bij de veiligheidsmaatregelen in uw arboplan. De kleding wordt vooral tijdens het werk gedragen.
- Kleding die duidelijke beeldkenmerken heeft: De werkkleding is bedrukt of geborduurd met logo’s of slogans van de werkgever. Deze bedekken minstens 70cm2 per kledingstuk.
Zie hieronder een keuze-overzicht. Als kleding aan één van deze voorwaarden voldoet, mag de werkgever het dus onbelast ter beschikking stellen. De kans is immers klein dat hij deze kleding in zijn vrije tijd gaat dragen.
Onnodig bedrukken
We zien dat veel bedrijven hun kleding bedrukken. Dat heeft echter niet met belasting te maken, maar met herkenbaarheid. Dat is begrijpelijk: uw werknemers moeten er representatief en herkenbaar uitzien. Echter kan dit ook al door te kiezen voor herkenbare kleurstellingen in de huisstijl.
Veiligheidskleding hoeft in principe niet bedrukt te worden. Sterker nog: wanneer het bedrukkingproces onzorgvuldig gebeurt, kan het de veiligheidsnormen ongeldig maken! Laat u dus adviseren door een PBM-adviseur.
Verplicht bedrukken
Bent u wel verplicht om kleding te bedrukken? Zorg dan dat het logo goed zichtbaar is. Meestal de borst, rug en/of schouder. Let ook op de afmetingen: minstens 70cm2 van de kledingstof moet bedrukt zijn. Dit is prima haalbaar: een logo van 5x14cm of 2 logo’s van 5x7cm per kledingstuk is voldoende. In de praktijk zien we dat er vaak een groter totaaloppervlak is bedrukt.
Bij een rechthoekig beeldmerk is het eenvoudig te meten. Maar bij afgeronde of vrijstaande afbeeldingen is het lastiger. In dat geval meet u in een rechthoek dat het gehele logo bedekt van hoek tot hoek.
Vergoeding van reiniging
Reiniging van werkkleding is essentieel. De persoonlijke veiligheid kan in het geding komen als high-vis striping besmeurd is, of wanneer vlamvertragende kleding onder de olievlekken zit. Soms wordt werkkleding gereinigd in industriële wasserijen. Maar veel werkkleding wordt ook thuis of in een wasserette gereinigd. Als de werknemer hier een vergoeding voor vraagt, hoeft hij ook daar geen belasting over te betalen, mits deze voldoen aan de genoemde voorwaarden.
Samengevat:
Veiligheidskleding is niet belastbaar. Overige werkkleding wel, tenzij deze voor 70cm2 bedrukt is met beeldmerken van de werkgever. Vergoeding van de kleding hoeft niet belast te worden.
Wilt u werknemers in een herkenbaar jasje steken? Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt: het moet voldoen aan de veiligheidsregels én aan de belastingregels. Tenslotte zijn er diverse mogelijkheden om herkenbaarheid te creëren.
Laat u dus zeker adviseren bij het samenstellen van bedrijfskleding! Lees hier meer over de uitstraling van uw bedrijfskleding.
